Sygnaliści – zgłaszanie nieprawidłowości

Celem Kancelarii jest zapewnienie, aby realizowane czynności były zgodne z przepisami prawa oraz zasadami uczciwości, transparentności i otwartości. Niniejszy kanał zgłoszeń nieprawidłowości pozwala naszym pracownikom, współpracownikom, a także podmiotom zewnętrznym na przekazanie do Kancelarii informacji o wszelkich nieprawidłowościach, jakie mają lub mogą mieć miejsce w naszej organizacji bez obawy przed negatywnymi konsekwencjami.

Zgłoszenie może być dokonane mailowo na adres: sygnalista@kancelariarola.eu

Przekazane zgłoszenie trafia do powołanego Przedstawiciela, który przy zachowaniu reguł poufności będzie je rozpoznawać przy uwzględnieniu reguł wynikających z Ustawy o ochronie sygnalistów.

W celu umożliwienia Przedstawicielowi rozpoznania zgłoszenia w sposób rzetelny prosimy, aby zgłoszenie zawierało możliwe kompletny opis nieprawidłowości oraz zaangażowanych w nie osób. Jeśli to możliwe, prosimy również o przedstawienie dowodów potwierdzających zarzuty. Dla umożliwienia przekazania informacji zwrotnej, zgłaszający powinien podać również dane kontaktowe. Zgłoszenia anonimowe nie są co do zasady rozpatrywane (Przedstawiciel może nadać bieg takiemu zgłoszeniu, jeśli uzna, że są ku temu ważne powody).

Administratorem danych osobowych osoby zgłaszającej naruszenie będzie Kancelaria Rachunkowa Małgorzata Rola sp. z o.o. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych.

 

KLAUZULA INFORMACYJNA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

  1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z realizacją czynności związanych z przyjmowaniem i weryfikacją zgłoszeń naruszeń prawa oraz podejmowaniem działań następczych jest Kancelaria Rachunkowa Małgorzata Rola sp. z o.o. (dalej także: „Spółka” lub „Kancelaria”). W kwestiach związanych z ochroną danych osobowych osoby, których dane dotyczą mogą kontaktować się ze Spółką mailowo na adres: m.rola@kancelariarola.eu lub korespondencyjnie na adres siedziby Kancelarii.
  2. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób dokonujących zgłoszeń, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie od Spółki. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu.
  3. Dane osobowe sygnalisty lub innych osób, w tym świadków i osób, których dotyczy zgłoszenie przetwarzane są w następujących celach:
    1. wykrywania i ograniczania nadużyć związanych z działalnością Spółki, analizy otrzymanych zgłoszeń, prowadzenia postępowań wyjaśniających oraz zapobiegania działaniom odwetowym – podstawą prawną przetwarzania jest realizacja prawnie uzasadnionego interesu Spółki (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO) polegającego na ochronie jej interesów majątkowych oraz dobrego imienia (renomy), w tym poprzez ograniczanie ryzyka ewentualnych nadużyć i ich skutków oraz zapewnienie swoim pracownikom i współpracownikom możliwości zgłaszania nadużyć przy zapewnieniu poufności ich danych;
    2. ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed takimi roszczeniami przez Spółkę – podstawą prawna przetwarzania jest realizacja prawnie uzasadnionego interesu Spółki (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO) polegającego na umożliwieniu skutecznego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
  4. Kancelaria zapewnia poufność danych osobowych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem. Dane osobowe będą przetwarzane zgodnie zasadami określonymi w art. 5 RODO, w tym w szczególności zgodnie z zasadą minimalizacji danych osobowych, czyli będą przetwarzane w minimalnym zakresie pozwalającym na realizację celu ich przetwarzania, jakim jest rozpatrzenie zgłoszenia sygnalisty i podjęcie działań następczych. Dane osobowe sygnalisty oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu żadnej osobie, która nie jest Przedstawicielem lub innym członkiem personelu właściwym do podejmowania działań następczych, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty. Dane osobowe mogą być udostępnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom, którym Spółka powierzyła przetwarzanie danych (dostawcy usług IT, podmiot zewnętrzny dedykowany do obsługi zgłoszeń).
  5. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do rozpoczęcia czynności związanych z rozpatrzeniem zgłoszonej nieprawidłowości. Odmowa podania danych osobowych może skutkować brakiem możliwości wszczęcia lub prawidłowego sfinalizowania postępowania wyjaśniającego prowadzonego zgodnie z Regulaminem.
  6. Dane osobowe będą przechowywane do momentu zakończenia postępowania wyjaśniającego. Po zakończeniu postępowania dane mogą być przechowywane do czasu przedawnienia roszczeń związanych z zakończonym postępowaniem lub przez okres niezbędny do wywiązania się przez Spółkę z przepisów prawa (np. w zakresie, w jakim przechowywanie danych będzie wymagane przez przepisy prawa pracy) nie krócej jednak niż 3 lata po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
  7. W związku z przetwarzaniem danych osobowych osobom, których dane dotyczą w zakresie określonym przepisami RODO przysługują prawa żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania), prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu wobec przetwarzania. Osobie, której dane dotyczą przysługuje również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w sytuacji, kiedy przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.
  8. Dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych.
  9. Dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu lub zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.