Obowiązkowe e – doręczenia – co nas czeka w najbliższej przyszłości?

Rejestrowane e-doręczenia to nowy system dostarczania korespondencji elektronicznej w Polsce, który został wprowadzony europejskim rozporządzeniem, w celu zapewnienia bezpiecznej, szybkiej i efektywnej wymiany dokumentów między obywatelami, firmami a administracją publiczną. System ten docelowo ma zastąpić tradycyjne listy polecone w kontaktach z urzędami i instytucjami.

Co to są e-doręczenia?

E-doręczenia to usługa publiczna polegająca na przesyłaniu elektronicznych pism, które mają taką samą moc prawną jak listy polecone, za potwierdzeniem odbioru, w formie papierowej. Dzięki temu komunikacja z urzędami, czy sądami może odbywać się w pełni cyfrowo.

Usługa e-doręczeń jest całkowicie bezpieczna, bo zapewnia ochronę danych i treści przesyłanych wiadomości. Mogą korzystać z niej zarówno osoby prywatne, firmy, jak i urzędy. Doręczenie ma moc urzędową (z potwierdzeniem odbioru i oznaczeniem daty) i opiera się na przepisach ustawy z 18.11 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.

Jakie korzyści są z e-doręczeń?

• Redukcja kosztów związanych z tradycyjną korespondencją.
• Szybszy obieg dokumentów.
• Śledzenie doręczenia w czasie rzeczywistym.
• Brak konieczności fizycznego odbioru listów poleconych.

Od kiedy e-doręczenia będą obowiązywać?

System e-doręczeń jest wprowadzany etapami, a obowiązki związane z jego stosowaniem różnią się w zależności od podmiotów:

1. Od 5 lipca 2022 r.

• Obowiązek korzystania z e-doręczeń dotyczy m.in. nowych rejestracji podmiotów w KRS (np. firm).

1. Od 1 stycznia 2023 r.

• Możliwość korzystania z e-doręczeń jest dostępna dla wszystkich obywateli, którzy dobrowolnie założą skrzynkę do e-doręczeń.

1. Od 1 stycznia 2024 r.

• E-doręczenia stają się obowiązkowe dla administracji publicznej, urzędów oraz innych instytucji publicznych (np. sądy, prokuratury).

1. Od 1 stycznia 2025 r.

• E-doręczenia będą obowiązkowe dla przedsiębiorców, w tym wpisanych do CEIDG, oraz innych podmiotów, które są zobowiązane do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych.

Ustawodawca przewidział jednak okresy przejściowe, a ze szczegółowym harmonogramem można się zapoznać pod adresem:

https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/harmonogram

Jak założyć skrzynkę do e-doręczeń?

Aby korzystać z systemu e-doręczeń:

• Na pierwszym etapie należy wypełnić wniosek o adres do doręczeń elektronicznych (ADE)dla obywateli/dla przedsiębiorcy lub podmiotów publicznych. Można to zrobić na stronie

https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-adres-do-e-doreczen-u-publicznego-dostawcy-uslugi-e-doreczen

lub u dostawcy usługi e-doręczeń (np. Poczta Polska)

https://edoreczenia.poczta-polska.pl/

Ważne!

Jeśli chcemy założyć skrzynkę dla swojej firmy, musimy jako załącznik dołączyć dokument potwierdzający nasze prawo do reprezentowania podmiotu (aktualny odpis KRS, w przypadku spółek cywilnych umowa spółki, w przypadku reprezentacji wieloosobowej należy ustalić jedną osobę która będzie składała wniosek i dołączyć do niego pełnomocnictwo pozostałych osób do założenia skrzynki do e – doręczeń plus dowód opłaty pełnomocnictwa), w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych należy dołączyć pdf wygenerowany w CEiDG. Należy również pamiętać, żeby każdy załącznik do wniosku był podpisany elektronicznie.

Skrzynka zostanie przypisana do danego obywatela lub podmiotu prawnego i będzie służyła do wymiany oficjalnej korespondencji.

• Następny krok to aktywacja według instrukcji, przekazanej wraz z informacją o utworzeniu ADE i Skrzynki Doręczeń na e-mail wskazany we wniosku.

Ważne!

Skrzynka e-Doręczeń docelowo zastąpi korespondencję przez ePUAP.

Jakie są koszty e – doręczeń?

Bezpłatna jest korespondencja:

• od obywateli i firm do podmiotów publicznych,
• pomiędzy podmiotami publicznymi.

Płatna korespondencja:

• Podmioty publiczne będą płacić za wysyłkę dokumentów do obywateli, firm i innych instytucji niepublicznych.
• Obywatele i firmy będą ponosić koszty korespondencji, jeżeli nie będzie w niej uczestniczyć podmiot publiczny, czyli np. między firmami czy między firmą a osobą fizyczną.

Korzystanie z e-Doręczeń przez zwykłych obywateli nie jest obowiązkowe.

Wdrożenie e-doręczeń ma na celu usprawnienie wymiany dokumentów, zapewnienie bezpieczeństwa oraz kontrolę prawną. E-doręczenia to przyszłość komunikacji elektronicznej w Polsce i nie tylko.