KSeF – co warto o nim wiedzieć i jak się przygotować do jego wprowadzenia w naszych firmach.
Krajowy System e–Faktur to ogólnopolska platforma elektroniczna umożliwiająca wystawianie, przesyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych.
Głównym jej założeniem są:
- uproszczenie i przyspieszenie rozliczeń przez podatników podatku od towarów i usług
- ułatwienie komunikacji podatników z urzędami podatkowymi
- oraz uszczelnienie systemu podatkowego.
Komu dedykowany jest system KSeF?
System stworzono dla przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy podatku VAT, przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT oraz podatników zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadających polski numer NIP.
Na początek – faktura ustrukturyzowana, czyli jaka?
Najprościej jest to faktura elektroniczna, zawierająca określone w przepisach informacje, zapisana w formacie elektronicznym xml, który umożliwi odczytanie i przetwarzanie wszystkich niezbędnych danych (np. datę sprzedaży, datę wystawienia, dane kontrahentów, kwoty itd.) Faktury ustrukturyzowane możemy wystawiać korzystając z bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów, jak również przy użyciu programów komercyjnych skorelowanych z platformą.
https://www.podatki.gov.pl/ksef/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/
Ważne! Faktury ustrukturyzowane wystawiane są przez podatników z siedzibą firmy w Polsce. Tym samym faktura elektroniczna „zwykła” w relacji z kontrahentami zagranicznymi nadal będzie obowiązywała.
Jakie podmioty są uprawnione do korzystania z KSeF?
Z przepisów ar. 106 ustawy o Vat wynika, że uprawnione podmioty można podzielić na dwie grupy:
– pierwszą stanowią podmioty uprawnione pierwotnie. W ich przypadku uprawnienie przypisane jest automatycznie. Należą do niej:
- osoby prawne
- jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej
- osoby fizyczne wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą
- organy egzekucyjne określone w ustawie o postępowaniu egzekucyjnym w administracji
- oraz komornicy sądowi wykonujący czynności egzekucyjne.
– drugą grupę stanowią podmioty, którym uprawnienia nadawane są przez podmioty z pierwszej grupy. Do tej grupy należą m.in.:
- podmioty (niekoniecznie osoby fizyczne) wskazane przez podatników
- osoby fizyczne wskazane przez organy egzekucyjne oraz komorników
- osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF, które otrzymały uprawnienia do korzystania z platformy
- inne podmioty wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSeF, jeśli prawo do wskazania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom (np. biura rachunkowe).
W KSeF występują trzy rodzaje uprawnień:
- Do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF
- Do wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych
- Do wystawiania faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, będących fakturami ustrukturyzowanymi.
Ważne! Przedsiębiorca nadaje uprawnienia w KSeF konkretnej osobie, np. uprawnienie dla właściciela biura rachunkowego. Jest to możliwe za pomocą: aplikacji przeglądarkowej MF, zawiadomienia ZAW–FA lub systemu finansowo – księgowego.
Wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień znajduje się pod tym linkiem:
https://www.podatki.gov.pl/vat/formularze-do-druku-vat/#ZAW-FA
Wkrótce między innymi o tym, jak wdrożyć w swojej firmie system KSeF oraz jego plusy i minusy.