KSeF cz. 2 – jakie korzyści, minusy oraz kary za niewprowadzenie systemu.

Dziś nieco szerzej o tym, czego możemy się spodziewać po KSeF. Jakich możemy oczekiwać korzyści, a jakich minusów podczas użytkowania systemu i co grozi za niekorzystanie z KSeF – u.

Przedsiębiorcę interesuje, jakie korzyści płyną z korzystania z KSeF?

Platforma KSeF oferuje możliwość m.in.:

• Skrócenia czasu oczekiwania na zwrot podatku VAT z 60 do 40 dni.
• Przechowywania i archiwizacji faktur (co za tym idzie brak obowiązku dostarczania faktur ustrukturyzowanych podczas kontroli lub czynności sprawdzających) oraz dostęp do nich zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy przez 10 lat
• Łatwiejszego i szybszego korygowania faktur
• Wyeliminowanie ryzyka zniszczenia czy zagubienia dokumentów
• Braku konieczności przesyłania pliku JPK_FA na żądanie organu podatkowego
• Zmniejszenie do minimum czasu na formalności przy rozliczeniach dzięki zwiększonej automatyzacji
• Analizy i kontroli danych z faktury oraz możliwość nadawania uprawnień

A jakie mogą pojawić się minusy i ryzyka?

• Przed największym wyzwaniem staną mikro przedsiębiorcy, którzy bazowali w dużej mierze na dokumentacji papierowej. Teraz będą musieli albo sami obsługiwać program do fakturowania, albo zlecić tą czynność biurom rachunkowym, a to może wiązać się z dodatkowymi kosztami.
• Dużym minusem jest brak możliwości poprawienia faktury przed wprowadzeniem jej do obrotu.
• Przy wprowadzeniu nowego systemu, może pojawić się problem braku ciągłości numeracji faktur.
• Nie będzie również możliwe dołączanie załączników do dokumentu.
• Eksperci wskazują, że będzie to jeden z najbardziej obciążonych publicznych systemów informatycznych, a co za tym idzie, najbardziej narażony na awarie przeciążeniowe (trwają prace nad rozwiązaniami zabezpieczającymi).

Jak wdrożyć w swojej firmie KSeF?

Przedsiębiorcy muszą wprowadzić działania, które zintegrują ich system księgowy czy narzędzia do wystawiania faktur z platformą KSeF. Poza tym do maksimum powinni zautomatyzować: monitorowanie i odbiór e–Faktur zakupowych oraz opisywanie ich i akceptację, a także odbieranie UPO. Szczególnie pod uwagę należy wziąć wprowadzenie automatycznej dekretacji, ze względu na pobranie właściwej daty wystawienia i otrzymania e–Faktury.

Etapy wprowadzenia KSeF

• system został w pełni udostępniony podatnikom z dniem 1 stycznia 2022 r.
• do 30 czerwca 2024 r. dopuszczone są trzy sposoby fakturowania: papierowe, elektroniczne „zwykłe” (przesyłanie dokumentu np. mailem) oraz fakturowanie ustrukturyzowane za pomocą platformy KSeF
• z dniem 1 lipca 2024 r. elektroniczne fakturowanie w Polsce będzie obowiązkowe dla czynnych podatników VAT
• od 1 stycznia 2025 r. dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT (tzw. nievatowców).

A co z sankcjami za niekorzystanie z KSeF?

Zgodnie z projektem od 2025 r. naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł nałożyć na podatnika karę pieniężną, jeśli ten:

• nie wystawi faktury ustrukturyzowanej poprzez system KSeF
• Nie prześle w wymaganym terminie do KSeF faktury
• W okresie niedostępności do platformy KSeF (np. z powodu awarii) wystawi fakturę niezgodną z udostępnionym wzorem

Przewidziane kary będą wynosić:

• 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza systemem KSeF lub
• 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze wystawionej poza KSeF w przypadku faktury bez wykazanego podatku

Podsumowując: KSeF niewątpliwie oznacza rewolucję dla wszystkich podatników. Nie ulega wątpliwości, że wprowadzany system stanowi bardzo duże ułatwienie dla organów podatkowych. Jednak korzystanie z platformy przez nas podatników, przenosi odpowiedzialność za pewną część obowiązków dokumentacyjnych na KSeF, a co za tym idzie może pozytywnie wpłynąć na redukcję części obowiązków leżących do tej pory po naszej stronie.

Wdrożenie systemu wymaga od nas Przedsiębiorców podjęcia szeregu działań, które umożliwią dostosowanie się do nowego sposobu rozliczeń i obiegu dokumentów, więc skoro nas to nie ominie to tak naprawdę nie ma co czekać z tym na ostatnią chwilę.

Czas pokaże, jak zostaniemy zabezpieczeni na wypadek awarii jednego z najbardziej obciążonego publicznego systemu informatycznego. Na to jednak nie mamy wpływu więc pozostaje nam optymistycznie patrzeć w przyszłość i trzymać kciuki za powodzenie we wprowadzaniu zmian.