Korekta czy anulowanie faktury VAT?
Każdy przedsiębiorca na co dzień zajmuje się wystawianiem faktur. Faktura jest dokumentem potwierdzającym wykonanie konkretnej transakcji i jest jednym z najważniejszych dokumentów sprzedażowych. W trakcie różnego rodzaju transakcji mogą jednak zdarzać się różne pomyłki. Być może wielu z Państwa zastanawia się co zrobić w przypadku błędnych zapisów na fakturze. Poniższy artykuł ma za zadanie przybliżyć Wam temat sporządzania korekt i anulowania faktur VAT.
Czasami chodzi o nieprawidłową kwotę na dokumencie, innym razem błąd dotyczyć może adresu odbiorcy czy terminu płatności. Tego typu pomyłki można skorygować dokumentem: korekta faktury. W przypadku błędu w części opisowej dokumentu, nie powodującego zmiany w kwocie dokonywanej transakcji możliwe jest wystawienie noty korygującej lub faktury korygującej, którą przygotowuje nabywca towaru i przekazuje go do akceptacji sprzedawcy. Jeśli błąd dotyczy kwoty transakcji, obowiązek wystawienia dokumentu korygującego spoczywa na sprzedawcy.
Zdarzają się jednak i takie sytuacje, w których wprowadzenie poprawek jest niewystarczające. W takich przypadkach planuje się anulowanie faktury VAT.
Przepisy ustawy o VAT nie przewidują możliwości anulowania faktury, a jedynie dokonania jej korekty w określonych sytuacjach. W praktyce jednak czasami jest to dopuszczalne.
Prawo podatkowe jasno określa w jakich określonych sytuacjach taka czynność jest możliwa:
- Transakcja nie doszła do skutku
- Faktura VAT nie trafiła jeszcze do obiegu podatkowego
Przykładem może być sytuacja kiedy przedsiębiorca wystawił fakturę na podstawie zamówienia, z którego klient ostatecznie zrezygnował, nie dokonując płatności. Innym przykładem może być wysyłka towaru wraz z fakturą zakupionego z opcją za pobraniem, która wraca do sprzedawcy nieopłacona. W takich sytuacjach nie ma podstaw do korygowania dokumentu i taką fakturę można anulować.
WAŻNE!
Należy podkreślić, że w takich przypadkach konieczne jest spełnienie obu tych warunków: sprzedaż nie miała miejsca, a dokument nie trafił do rąk nabywcy.
Podczas anulowania niezbędne jest przekreślenie zarówno oryginału jak i kopii wystawionej faktury oraz dołączenie opisu potwierdzającego anulowanie dokumentu. Na takim dopisku warto umieścić:
- tytuł: anulowanie faktury
- datę anulowania
- podpis osoby uprawnionej
- dodatkowo można zamieścić powód anulowania dokumentu
Anulowana faktura nie podlega ewidencji księgowej KPiR i VAT, ale należy ją umieścić w dokumentacji księgowej firmy, aby zachować ciągłość numeracji. Jeżeli anulowana faktura została wcześniej ujęta w pliku JPK_V7 za dany okres rozliczeniowy, to podatnik ma prawo do sporządzenia korekty tej deklaracji, a co za tym idzie skorygowania zawyżonego w deklaracji podatku VAT.
WAŻNE!
Faktury wystawione w KSeF nie mogą być anulowane, gdyż są z automatu uznawane za wprowadzone do obrotu podatkowego.
W przypadku jakichkolwiek wątpliwości warto zasięgnąć rady swojego księgowego lub skorzystać z Krajowej Informacji Skarbowej.