Biała lista podatników VAT

Dziś skoncentrujemy się na Białej liście podatników VAT. Omówimy sobie to czym ona jest, jakie znajdziemy w niej dane i jak z niej korzystać oraz dlaczego warto znaleźć się na białej liście podatników VAT.

Najkrócej – Biała lista podatników VAT jest to baza danych o podatnikach VAT, za pomocą której przedsiębiorcy w prosty sposób mogą zweryfikować swoich kontrahentów.

Od września 2019 r. za pomocą strony internetowej Ministerstwa Finansów: https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka, każdy przedsiębiorca może łatwo i co najważniejsze bezpłatnie zweryfikować wszystkie najważniejsze informacje o swoich kontrahentach. Biała lista umożliwia sprawdzenie:

• czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT
• czy kontrahent jest niezarejestrowany, został wykreślony lub przywrócony do rejestru VAT
• czy kontrahent zgłosił rachunek bankowy w CEiDG albo urzędzie skarbowym

W udostępnionym wykazie można znaleźć informacje dotyczące danego przedsiębiorcy. Należą do nich m.in.:

• nazwa firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy oraz jego wspólników
• adres siedziby firmy oraz jej numer NIP, REGON lub numer w KRS (jeśli zostały nadane)
• status podatnika VAT z dodatkowymi informacjami, czy podmiot został zarejestrowany jako tzw. „podatnik VAT czynny”, czy „podatnik VAT zwolniony”
• numery firmowych rachunków rozliczeniowych otwartych na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej w banku lub spółdzielczej kasie oszczędnościowo – kredytowej, której dana firma jest członkiem.
• imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentacji podmiotu, a także imiona i nazwiska ustanowionych prokurentów wraz z numerami identyfikacji podatkowej
• datę oraz podstawę prawną odpowiednio rejestracji, odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru lub przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT

W czym jest pomocna biała lista podatników VAT?

Głównym zadaniem białej listy podatników VAT jest weryfikacja rachunków bankowych kontrahentów, choć jak widać wykaz ten zawiera kompleksowe dane  dotyczące podatników, osób fizycznych czy spółek, co umożliwia dogłębną kontrolę kontrahenta. Dzięki białej liście łatwo i szybko możemy sprawdzić czy dana firma jest czynnym podatnikiem VAT, znaleźć w niej możemy również wyjaśnienia dlaczego odmówiono danemu kontrahentowi rejestracji, wykreślono czy przywrócono go do rejestru jako podatnika VAT.

Jak korzystać z białej listy podatników VAT?

Aby przeszukać bazę należy podać jedną z danych podmiotu: jego nazwę, NIP, REGON lub numer konta bankowego. Można dodatkowo wpisać konkretną datę: dzisiejszą lub przeszłą, na której stan nas interesuje. Jest to pomocne w przypadku np. sporu z urzędem skarbowym, o przelew dokonany w przeszłości. Następnie należy kliknąć szukaj i na ekranie wyświetlą się wszystkie najważniejsze informacje o danym kontrahencie.

Co w sytuacji gdy nie ma naszego rachunku bankowego na białej liście podatników VAT?

Lista firm, które figurują na białej liście jest tworzona przez Krajową Administrację Skarbową (KAS), a potrzebne do niej dane pobierane są z rejestrów publicznych. Żeby znaleźć się na niej nie trzeba wykonywać żadnych dodatkowych kroków poza zgłoszeniem firmowego rachunku bankowego do właściwego urzędu skarbowego. Nasz numer rachunku równolegle powinien być zgłoszony przez bank do Systemu Teleinformatycznego Izby rozliczeniowej (STIR) skąd automatycznie dane pobierane są na białą listę. Należy upewnić się czy wszystkie te formalności zostały dokonane prawidłowo. Wszelkie zmiany powstałe w trakcie prowadzenia działalności należy zgłaszać do urzędu skarbowego. W przypadku spółek zarejestrowanych w KRS oraz spółek cywilnych obowiązuje druk NIP – 8 (zgłoszenie identyfikacyjne w zakresie danych uzupełniających Krajowego Rejestru Sądowego) i NIP -2 (Aktualizacja danych spółki cywilnej na NIP -2).

W przypadku prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej wszelkie zmiany zgłaszamy do CEiDG, w ich przypadku istnieje możliwość dodania rachunku bankowego przez stronę www.biznes.gov.pl, wypełniając elektronicznie wniosek.

WAŻNE!

Przelewanie środków pieniężnych na konto spoza białej listy nie jest bezpieczne, dodatkowo w przypadku jakichkolwiek różnic w podanych na fakturze danych z informacjami na białej liście należy liczyć się z konsekwencjami w postaci solidarnej z kontrahentem odpowiedzialności za zaległości podatkowe, natomiast przelanej kwoty (powyżej 15 tys. zł) nie będziemy mogli zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Podatnik ma 7 dni na uwolnienie się od sankcji za przelew na konto spoza białej listy podatników VAT. W takim przypadku należy jak najszybciej poinformować o zaistniałej sytuacji naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika dokonującego zapłaty należności. Sankcje nie dotyczą płatności z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności (MPP).

Podsumowując:

Biała lista podatników VAT to podstawowe narzędzie wspierające przedsiębiorców w weryfikacji swoich kontrahentów. Dodatkowo ułatwia sprawdzenie prawdziwości numerów bankowych na które dokonują zapłaty.

Warto więc pamiętać:

– o sprawdzeniu swojego kontrahenta, zwłaszcza takiego z którym wcześniej nie współpracowaliśmy,

– o sprawdzeniu zgodności numeru firmowego konta bankowego podanego na fakturze z widniejącym na białej liście podatników VAT,

– w przypadku płatności powyżej 15 tys. zł o sprawdzeniu na białej liście poprawności numeru firmowego konta bankowego, celem uniknięcia kar.